1
Sådan behandler vi persondata i Odense Havelodsselskab
Dette dokument revideres hvert 3. år eller ved væsentlige ændringer i procedurer mv. Dokumentet er senest opdateret d. 18.
oktober 2023. Kontaktperson i kredsen er den samlede kredsbestyrelse, som kan kontaktes på ohs1893@gmail.com
KREDSENS FORMÅL MED BEHANDLING AF DINE PERSONOPLYSNINGER
Kredsen behandler som udgangspunkt ikke persondata om haveforeningernes medlemmer, men som
medlem af en haveforening kan det alligevel ske, at kredsen kommer i berøring med dine
personoplysninger via haveforeningen, eller fordi du selv henvender dig til os. Vi er dog ikke som sådan
dataansvarlig for disse oplysninger.
Som tillidsvalgt i kredsen eller i en haveforening i Odense Kommune er kredsen dog data-asvarlig for dine
personoplysninger, fordi vi behandler disse oplysninger for at kunne administrere de opgaver, som kredsen
har.
LOVLIG BEHANDLING
Vi behandler kun dine personoplysninger, når vi har en lovlig grund.
Lovlige grunde til behandling af personoplysninger i kredsen er primært:

  • Hjemmel i vedtægter, vurderingsregler, lejekontrakt med kommunen eller lignende
  • Kredsens saglige og berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger
    (interesseafvejningsreglen)
  • Samtykke samt oplysninger, som du selv giver os
    I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne
    behandling udelukkende være motiveret af saglige og legitime interesser, som er nødvendige for at
    administrere kredsen.
    I nogle tilfælde behandler vi personoplysninger, fordi vi har fået dit samtykke. Vi skal have dit samtykke,
    når det ikke direkte står i vores vedtægter, lejekontrakt med jordejer eller i en lov, at vi skal registrere og
    behandle netop dé personoplysninger, vi gerne vil.
    Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det
    tilbage ved at give os besked om det.
    Eksempler på situationer, der kræver dit samtykke:
  • Kontaktoplysninger på byggeansøgninger mv., når du ikke længere er medlem
  • Deling af dine personoplysninger med andre (kræver dog ikke samtykke, hvis det har hjemmel i en
    databehandleraftale, i vedtægterne eller i lovgivningen.)
    HVILKE PERSONOPLYSNINGER ANVENDER VI?
    Vi indsamler som udgangspunkt ikke kontaktoplysninger om medlemmerne, da det primært er oplysninger
    2
    om havelodden, som kredsen har brug for. Kredsen har ikke adgang til foreningens medlemsliste, og derfor
    kan kredsen ikke umiddelbart identificere dig på baggrund af havelodsnummeret alene.
    I de tilfælde, hvor du selv henvender dig til kredsen, kan kredsen gemme telefonsamtaler, sms-beskeder,
    emails og anden kommunikation med dig, for at sikre dokumentation for aftaler og korrekt betjening af dig
    For tillidsvalgte og andre som løser opgaver for kredsen, indsamler vi navn, adresse, telefonnummer,
    email, havelodsadresse og bank-kontonr.
    HVAD BRUGER VI OPLYSNINGERNE TIL
    Vi bruger udelukkende dine personoplysninger til at administrere kredsen. Det kan f.eks være til brug for:
  • Besvarelse af henvendelser fra dig
  • Tilsyn med byggeregler
  • Vurdering af kolonihavehuse
  • Administration af kredsaktiviteter, f.eks. afholdelse af sociale arrangementer, kurser og andre
    aktiviteter
    HVOR KOMMER OPLYSNINGERNE OM DIG FRA?
    Oplysninger kommer primært fra dig selv i forbindelse med din henvendelse til os. Oplysning om
    havelodder kommer typisk fra foreningen. Der indhentes ikke yderligere oplysninger om dig hos
    myndigheder mv., som ikke allerede er offentligt tilgængelige.
    GIVER VI DINE OPLYSNINGER VIDERE?
    Når dit medlemskab ophører, videregiver vi i visse tilfælde dine informationer til andre foreninger i
    kredsen med henblik på opfyldelse af foreningsvedtægtens § 4, stk. 11.
    I forbindelse med IT-udvikling, hosting og support, juridisk bistand samt ekstern bogføring kan der
    overføres personoplysninger til databehandlere.
    Dine oplysninger videregives der udover ikke til andre, heller ikke udlejer eller myndigheder, medmindre
    myndigheden ifølge en lov har krav på at få udleveret oplysningerne fra kredsen. I så fald har kredsen pligt
    til at udlevere dem.
    Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring uden dit samtykke. Vi overfører ikke dine
    personoplysninger til lande udenfor EU/EØS.
    Kredsbestyrelsen og andre tillidsvalgte har i øvrigt tavshedspligt om dine personoplysninger.
    Særligt for tillidsvalgte:
    Hvis du varetager et tillidshverv i kredsen, deles dine medlemsoplysninger også med Kolonihaveforbundet.
    HVORDAN OPBEVARER VI DINE PERSONOPLYSNINGER OG HVORNÅR SLETTER VI DEM?
    Vi opbevarer kun dine oplysninger, så længe de er nødvendige i forhold til de formål, som var grunden til,
    at oplysningerne blev indsamlet.
    Forskellige oplysninger har forskellige formål, og derfor har vi forskellige opbevaringsperioder. Vi har
    derfor udarbejdet spilleregler (fortegnelse) for, hvornår vi sletter forskellige typer af oplysninger.
    3
    SIKKERHED
    Vi skal beskytte personoplysninger godt og tilstrækkeligt, og derfor har vi bl.a. besluttet følgende
    foranstaltninger til beskyttelse af personoplysninger:
  • Medlemsoplysninger i vurderingssystem logges, og adgang kræver en personlig adgangskode.
  • Vi anvender herudover anerkendte cloudløsninger til opbevaring af data, så vi sikrer tab af data
    (Google-drev). Adgang til Googledrev kræver adgangskode.
  • Vi har et papirarkiv, som løbende slettes og/eller digitaliseres. Papirarkivet opbevares på kontoret,
    som er aflåst, når det ikke er i brug.
  • Såfremt databehandlingen foretages af en databehandler (f.eks. leverandør af hjemmeside, fildrev
    og mailkonti), indgår vi så vidt muligt en databehandleraftale, inden vi overlader jeres persondata
    til databehandleren.
  • Kredsbestyrelsen har vedtaget klare instrukser for kredsbestyrelsens og øvrige tillidsvalgtes
    håndtering af persondata, når de tillidsvalgte arbejder for kredsen.
  • Vi har faste procedurer for tildeling og sletning af adgangsrettigheder til tillidsvalgte, og vi vurderer
    løbende, om de eksisterende løsninger – i tilstrækkelig grad – sikrer, at personoplysninger kun er
    tilgængelige for relevante personer.
  • Vi har en fastlagt procedure til at håndtere brud på sikkerheden, så vi kan agere hurtigt i tilfælde af
    hændeligt tab af data eller misbrug/tyveri af data.
    DINE RETTIGHEDER
    Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om
    dig:
  • Du har ret til at få indsigt i hvilke oplysninger, vi behandler, og hvad vi bruger dem til. Du kan også få
    oplyst, hvor længe vi gemmer oplysningerne, og hvem der modtager oplysningerne i de sjældne
    tilfælde, hvor oplysningerne videregives
  • Du har ret til at få rettet eller slettet dine personoplysninger med de begrænsninger der ligger i de
    legitime behandlingsgrundlag
  • Du har også ret til at modsætte dig behandlingen af dine personoplysninger og få behandlingen af dine
    personoplysninger begrænset (med de begrænsninger der ligger i de legitime behandlingsgrundlag)
  • Særligt har du en ubetinget ret til at modsætte dig behandling af dine personoplysninger til brug for
    direkte markedsføring
  • Hvis behandlingen af dine personoplysninger er baseret på dit samtykke, har du ret til at tilbagekalde
    dit samtykke til enhver tid
    Du kan henvende dig til kredsbestyrelsen, hvis du ønsker at benytte dig af disse rettigheder. Hvis du f.eks.
    henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om
    betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.
    KLAGE
    Hvis du er utilfreds med kredsens behandling af dine personoplysninger kan du altid klage til
    kredsbestyrelsen. Du kan også klage til Datatilsynet, Borgergade 28, 5., 1300 København K eller
    dt@datatilsynet.dk
    November 2023